Ihr Spezialist für KI Lösungen & Automatisierung in Hotels
Aiothek entwickelt KI Lösungen & Automatisierungen für kleine und mittelständische Hotels mit Fokus auf Rezeption & Telefon.
Wir bieten KI-Telefonassistenten, die typische Rezeptionsanfragen automatisiert bearbeiten. Themen wie Anreise & Spätanreise, Check-in-Ablauf, Frühstückszeiten, Parkplatz, Zimmerfragen, Hausregeln, Rückrufwünsche und Buchungsanfragen werden standardisiert beantwortet.
Wenn ein Mitarbeitender übernehmen muss, sorgt der Agent für eine zielgerichtete Weiterleitung so das direkt die richtige Abteilung für den Gast da ist.
So verpassen Sie keine Buchungsanfrage, reduzieren Telefonstress an der Rezeption und entlasten Ihr Front Office spürbar.
Die Lösungen sind im eigenen Hotel im Einsatz und wurden entwickelt aus echten Abläufen im Front Office.
Warum Aiothek? Weil wir Hotelalltag kennen.
Wir bauen KI-Assistenten und Automatisierungen, die genau dort helfen, wo es im Hotelalltag gebraucht wird: Rezeption, Erreichbarkeit, Standardfragen, Übergaben.
Unser Ziel: weniger Routine am Telefon, mehr Fokus für Ihr Team auf Gäste vor Ort – und gleichzeitig mehr Erreichbarkeit für neue Buchungsanfragen.
Unsere Lösungen sind erfolgreich im eigenen Hotel im Einsatz.
Typische Aufgaben
- Gäste-FAQ automatisch beantworten (Anreise, Check-in, Frühstück, Parkplatz, Hausregeln)
- Buchungsanfragen aufnehmen & strukturiert weitergeben
- Rückrufwünsche erfassen und an die richtige Stelle senden.
Zertifizierter
Partner von fonio.ai
Für unsere KI-Telefonassistenten setzen wir auf fonio.ai – eine deutschsprachige Plattform für KI-Telefonie.
Aiothek übernimmt die hotel-taugliche Umsetzung: Inhalte, Gesprächslogik, Übergaben an die Rezeption, Tests und Feintuning im laufenden Betrieb.
Warum fonio.ai als Plattform?
- Hosting bei Hetzner in Nürnberg (DE) und DSGVO-Fokus
- Deutschsprachiger Support
- Einstieg je nach Paket ab ca. 99 €/Monat (Setup je nach Umfang)
Passend zu Ihrem
Hotel mit sauberem Setup
Wir starten mit Ihren häufigsten Anrufgründen und bauen daraus einen klaren Gesprächsleitfaden:
- Welche Fragen beantwortet der Agent sofort?
- Wann wird an Mitarbeitende übergeben?
- Welche Daten müssen erfasst werden (Name, Telefonnummer, Anreisezeit, Zimmerwunsch etc.)?
So entsteht eine Lösung, die im Betrieb funktioniert.
Servicequalität
steigern ohne
zusätzliches Personal
Der Agent reduziert Wartezeiten und entlastet die Rezeption bei Stoßzeiten (Check-in, Abendstunden, Wochenende).
Wiederkehrende Anfragen werden automatisiert beantwortet – und wenn ein Mensch nötig ist, erfolgt eine saubere Weiterleitung an die zuständige Abteilung
Technik ist Mittel zum Zweck – entscheidend ist der Prozess
Unsere Voice-Agents führen Telefonate, erkennen Anliegen und erfassen Daten strukturiert. In Kombination mit Automatisierung werden daraus konkrete nächste Schritte (z. B. Rückruf, Weiterleitung, Eintrag, Ticket).
So wird KI zum zuverlässigen Baustein in Ihrem Front Office – nicht zum Experiment.
Von Anruf zu Ergebnis integriert in Ihre
Systeme
Wir verbinden den Agenten mit Buchungssystemen, E-Mail, CRM oder internen Listen, damit Informationen direkt dort landen, wo Sie arbeitet.
Auf Wunsch binden wir auch PMS/Buchhaltungs-Prozesse an (z. B. strukturierte Übergaben für Rechnungs- und Zahlungsanfragen je nach Systemlandschaft).
Welche Agents wir für Sie bauen können
Wir starten mit bewährten Agent-Typen, die wir auf Ihr Unternehmen anpassen
Telefon FAQ Agent
Beantwortet wiederkehrende Fragen Ihrer Gäste wie Anreise, Check-In, Frühstückszeiten, Parkplatz, WLAN, Hustiere etc., rund um die Uhr. Ideal um das telefon zu entlasten, ohne Abläufe zu verändern.
Telefon- Concierge für die
Rezeption
Nimmt Anrufe entgegen, sortiert Anfragen vor und beantwortet Standardthemen direkt. Wichtige Anliegen wie Notfälle, Reklamationen oder spezielle Wünsche werden an die Rezeption oder den Diensthabenden weitergegeben. Entlastet das Team, ohne den persönlichen Service zu ersetzen.
Buchungsanfrage-Agent
Nimmt telefonisch Buchungswünsche sauber auf, auch wenn gerade niemand Zeit hat. Es werden Verfügbarkeiten und Preise überprüft und Erfasst Reisedaten, Personenzahl, Zimmerwunsch, Firmen oder Privatreise, Kontaktdaten. Alle infos werden gesammelt und an Ihr Team oder Ihr System übergeben, damit Sie später in Ruhe bestätigen können.
Late-Check-In & Anreise Agent
Übernimmt Anrufe außerhalb der Rezeptionszeiten.Er erklärt Anreise, Parkplatz, Schlüsseltresor und führt Gäste Schritt für Schritt bis ins Zimmer. So können Gäste auch spät anreisen ohne das jemand das Bereitschaftstelefon hat.
Kontakt
Telefon: 01636135177
E-Mail:info@aiothek.de